Opslagruimte besparen door Office- en PDF-documenten te verkleinen

Het Zwitserse bedrijf balesio AG is gespecialiseerd in de optimalisatie van ongestructureerde data met het oog op het besparen van opslagruimte. Zo kan FILEminimizer Microsoft Office- en PDF-documenten verkleinen met geen of weinig kwaliteitsverlies. Wij hebben het getest.

balesio maakt zelfstandige en geïntegreerde software voor Microsoft SharePoint, Office, Exchange, Adobe PDF en Lotus Notes onder de merknaam FILEminimizer die documenten tot 85% kan verkleinen. Zo is er minder opslagruimte nodig, maar het zorgt er ook voor dat documenten sneller openen.

De Native Format Optimization Technology (NFO) van balesio is meer dan zomaar een comprimeeralgoritme. NFO kan Office-documenten ook verkleinen zonder dat je visueel een verschil kunt zien met het origineel. NFO werkt op het niveau van individuele bestanden en kan dus naast of samen met andere optimalisatietechnieken worden gebruikt zoals datadeduplicatie en archivering.

Omdat documenten intern worden geoptimaliseerd is er ook geen sprake van “decompressie”. De software kan de bestanden zoals vanouds openen, zonder dat er iets speciaals geïnstalleerd moet worden. De uitwisseling van bestanden met derde partijen die niet over de software van balesio beschikken, blijft dus gegarandeerd.

In de praktijk

FILEminimizer verkleint de bestanden volgens balesio met 50 tot 85% zonder zipping. Je kunt bestanden gewoon droppen in FILEminimizer, of de meegeleverde MS Office-, MS Outlook- en Lotus Notes-add-ins gebruiken om bestanden verkleind te bewaren. Vervolgens kies je de mate van optimalisatie en waar de documenten moeten worden weggeschreven. Daarna klik je op Optimize Files of op Pack and Go om de compressie te starten. De tweede optie kopieert de geoptimaliseerde bestanden naar het standaard geconfigureerde e-mailprogramma, zodat je ze direct kunt verzenden naar een correspondent.

Je kunt met een schuifbalk vier voorgedefinieerde compressieniveaus kiezen, of je eigen compressie-instellingen configureren. Kies je voor “identieke pixels” dan wijzigt er niets aan de afbeeldingen in jouw documenten. De sterkere compressie-opties brengen wel wijzigen aan, die al dan niet zichtbaar zullen zijn.

MS Word, Exel en PowerPoint

Wij hebben de software getest met een Word 2007-document van 3,87 MB met verschillende foto’s, kaarten en grafieken en een boekachtige opmaak. FILEminimizer deed er tussen de 4,8 en 5,7 seconden over om dit bestand tussen de 7,9 en 63,6% te verkleinen. Bij de twee lichtste compressie-opties was er geen zichtbaar verschil tussen het originele en het geoptimaliseerde bestand. Toch slaagde de “visually lossless” methode erin het bestand te verkleinen tot 3,18 MB of 17,8% kleiner dan het origineel.

Bij de derde methode (1,45MB of -62,3%) was er een heel lichte compressie zichtbaar in sommige foto’s en afbeeldingen. De nog zwaardere methodes (“strong” en “custom”) resulteerden in meer zichtbare compressie-effecten, zonder dat er nog veel van de bestandsomvang afging (1,41MB of -63,6%).

Een rekenblad met twee tabbladen, 20644 rijen met ruwe gegevens, en vba-code om speciale berekeningen uit te voeren verkleinde FILEminimizer met maximaal 19,1% en in een tijd van 15 tot 22,4s. Het rekenblad functioneerde na de compressie zoals voorheen.

Vervolgens lieten we de software los op een PowerPoint 2007-presentatie van 38,77 MB met animaties, veel foto’s en grafieken en met embedded objecten. Zelfs met de “identieke pixels”-methode kon FILEminimzer onze presentatie verkleinen tot 34,64 MB of minus 10,6%. Met de “visually lossless”-methode ging er 21,6% vanaf en was de presentatie nog 30,36 MB groot, zonder enig zichtbaar verschil met het origineel. De derde methode kreeg er 73,8% vanaf (bestand van 10,15 MB). De verschillen met het origineel waren niettemin visueel nauwelijks zichtbaar. In de vierde, sterkste optimalisatiemethode ging er 82% af van het origineel (bestand van 6,96 MB), maar dan zijn de compressie-effecten in de afbeeldingen wel zichtbaar, al blijft de presentatie nog altijd perfect bruikbaar.

Batchverwerking

We dropten ten slotte een folder met 212 documenten in FILEminimizer, een mengeling van Office-bestanden en afbeeldingen. We kozen voor de “identical pixels” methode. FILEminimizer Suite kan echter maximaal honderd bestanden tegelijk behandelen. Wil je er méér in een keer doen dan kan dat met de duurdere FILEminimizer Server.

De software deed er 67s over om de eerste honderd documenten van onze lijst te behandelen en bespaarde in totaal 0,88MB opslagruimte uit.

Conclusie

Balesio FILEminimizer kan heel wat opslagruimte besparen als je veel kantoordocumenten, pdf’s of afbeeldingen hebt. De software werkt simpel en snel en kan originelen verkleinen zonder dat je dit visueel kunt zien. Je kunt de bestanden daarna gewoon openen zonder speciale software. Wat ons betreft is dit een aanrader. Je kunt de software gratis dertig dagen lang uitproberen en daarnaast kun je ook FILEminimizer Pictures permanent gratis gebruiken om je elektronische afbeeldingen een kopje kleiner te maken.

Bron: www.diskidee.be