InboxZero is een gratis alternatieve mailbox-app die je efficiënter laat e-mailen. Maar kan InboxZero echt je overladen inbox helpen beheersen? We probeerden het uit.
InboxZero is een app van Belgische makelij die je e-mails automatisch per contact sorteert en presenteert, in een overzicht dat heel erg lijkt op wat je ook te zien krijgt in chatprogrmma’s zoals WhatsApp en Facebook Messenger of zelfs sms. Op die manier vind je heel snel de juiste e-mail(s) van de juiste persoon of personen.
Bijlagen van een specifieke persoon kun je in een apart overzicht bekijken en behandelen. Verder kun je herinneringen toevoegen aan conversaties en die in een takenlijst bekijken en afhandelen.
De app verdeelt deze “conversaties” in twee categorieën: personen en bedrijven. Op die manier kun je bijvoorbeeld heel snel nieuwsbrieven detecteren.
Contactlijsten worden optioneel gepersonaliseerd met foto’s en informatie uit sociale netwerken zoals Facebook en Linkedin. Daarbij kun je contacten ook samenvoegen. Deze functie lijkt op die van het eerder geteste FullContact, maar is bij InboxZero dus volledig in de e-mailclient geïntegreerd.
InboxZero is momenteel verkrijgbaar in België, Nederland, Luxemburg en Frankrijk. Duitsland en het Verenigd Koninkrijk volgen snel en daarna volgt ook de rest van Europa. Het Belgische bedrijf achter de app heet EASI en is al vijftien jaar actief in it-dienstverlening en software-ontwikkeling.
Ondersteunde platformen
De InboxZero app is gratis beschikbaar voor iOS (iPhone, iPad en Apple Watch), Android (smartphones en tablets), Mac OS X en Windows.
Je kunt de app gebruiken met Google Gmail, Microsoft Outlook(.com), Yahoo! Mail, Microsoft Exchange, imap en pop3. Diensten zoals Gmail, Outlook en Yahoo die OAuth ondersteunen, worden veilig benaderd op een manier waardoor InboxZero jouw inloggegevens niet ziet.
Hoewel de app gratis is en dit volgens de makers ook altijd zal blijven, toont ze momenteel geen reclame. Wel heeft het bedrijf een commerciële variant van dezelfde app die het onder de naam SmartMail verkoopt aan bedrijven. Verder worden in de toekomst mogelijk betalende functies aan InboxZero toegevoegd.
Praktijk
Wij installeerden InboxZero onder Windows 10 en Android 6.0.1 en gebruikten het in combinatie met Gmail. Het juist e-mailsysteem kiezen is het eerste wat je doet tijdens de installatieprocedure. Achteraf kun je bijkomende e-mailsystemen toevoegen en InboxZero daarna als ‘eengemaakte’ inbox gebruiken voor al die systemen. Wij voegden achteraf nog een Outlook.com en en Google Apps e-mail e-mailadres toe.
Na het opstarten verschijnen vijf informatiebeelden met meer uitleg over de belangrijkste functies van InboxZero. Vervolgens kun je de app als je dat wil verbinden met Facebook. Dit dient alleen om foto’s en informatie toe te voegen aan je contacten.
Je nieuwe mailbox is niet direct gebruiksklaar. Het duurt een tijd om je account in te richten. Dit kan maximaal twee uur duren. Zodra de app klaar is met het importeren van al je gegevens, krijg je een verwittiging en kun je eindelijk aan de slag.
De nieuwe mailbox heeft standaard drie panelen: functiemenu, conversaties en e-mails behorende tot een conversatie.
Die indeling blijft zo voor elke functie, maar de inhoud ervan varieert uiteraard naargelang de gekozen functie. Als je bijvoorbeeld op het menu voor contacten klikt, verschijnen alle contacten alfabetisch in het middelste paneel en de details ervan in het rechterpaneel. Via pictogrammen bovenaan kun je de contacten in de middelste kolom anders indelen, bijvoorbeeld volgens bedrijf, volgens belangrijkheid. Je kunt de lijsten ook doorzoeken.
Kies je bijvoorbeeld alle bijlagen in het linkse menu dan kun je die per contact bekijken in het middelste paneel, maar ook bijvoorbeeld volgens ontvangstdatum, type of bestandsnaam. Van sommige types bijlages wordt een preview getoond in het rechterpaneel, maar dat is niet voor alle soorten het geval. Is er geen preview mogelijk (bijvoorbeeld voor Office-documenten) dan probeert InboxZero wel het bijbehorende programma te openen.
De interface is vrij intuïtief en dat overal dezelfde manier van werken wordt gebruikt, is erg positief.
Het vaakst zul je wellicht de mailbox (menu ‘InboxZero’) gebruiken. In de middelste kolom worden de mails in het conversatieoverzicht per contact gegroepeerd en dit volgens tijdstip. Via het trechterpictogram kun je de lijst filteren, bijvoorbeeld alleen ongelezen mails bekijken, of alleen mails van personen, alleen belangrijke mails, alleen mails met bepaalde tags etc.
Rechts worden alle mails in de conversatie samengevat getoond. De app probeert een relevantie zin uit de mail te tonen, maar je kunt een mail altijd volledig openen door erop te klikken. In het overzichtsvenster kun je echter direct antwoorden op een e-mail, de e-mail forwarden of hem wissen door op het pictogram met vier kleine vierkantjes te klikken. Op die manier kun je zeer snel je open e-mails afhandelen zonder dat je ze allemaal volledig hoeft te lezen.
Soms weet InboxZero niet of een contact een persoon of een bedrijf betreft. De app vraagt je dan om dit te kiezen en past de sortering overeenkomstig aan.
Wanneer een conversatie geopend is in het rechterpaneel kun je via het pictogram met drie puntjes rechtsboven een extra menu openen waarin je een herinnering (taak) van de e-mail creëert, het bericht als belangrijk markeert, een tag toevoegt, het bijbehorende contact bewerkt, de conversatie wist en bijlagen bekijkt. Verder kun je via het infomenu allerlei statistieken opvragen: hoeveel e-mails de conversatie bevat, wanneer ze startte, wanneer de laatste mail in de conversatie binnenkwam etc.
We kunnen niet alle functies van InboxZero beschrijven, maar de ‘Serinity mode’ willen we toch even vermelden. Wanneer je die via het Instellingen/Settings-menu inschakelt, filtert de app e-mailconversaties volgens zelfgekozen instellingen. Op die manier kun je je inbox verlichten. Dit kan ook tijdelijk als je bijvoorbeeld veel werk hebt. Afhankelijk van de gekozen instellingen zie je dan bijvoorbeeld alleen nog e-mails van belangrijke contacten (bijvoorbeeld je partner, je baas…).
Conclusie
InboxZero is een e-mailapp met enkele eigenzinnige trekjes die effectief kunnen helpen om een zo leeg mogelijk inbox te creëren. De conversatiegebaseerde interface sluit mooi aan bij wat veel gebruikers al gewend zijn van bijvoorbeeld WhatsApp of Messenger. De serinity-mode kan je inbox ook tijdelijk verlichten als je bijvoorbeeld werk gedaan moet krijgen. Maar zoals steeds bij dit soort programma’s moet je er a) mee leren werken en b) gedisciplineerd genoeg zijn om de vele opties ook effectief goed te blijven gebruiken. Dan kan deze app je wellicht effectief helpen om je e-maillast zoveel mogelijk te beperken en dus je productiviteit te verhogen. Aangezien de app gratis is, houdt niets je tegen om ze uit te proberen. We missen wel nog een duidelijke privacyverklaring. Wat er nu op de website staat, is in feite een licentie-overeenkomst zonder duidelijke afspraken over privacy. Dat kan en moet beter!
Prijs: gratis. Bedrijven kunnen inteken op de commerciële variant SmartMail
Bron: www.diskidee.be
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier