We vergaderden ruim twee maanden met een portable conference speaker en vooral microfoon van Philips. Maar echt slim wordt de Philips Smartmeeting pas als je de Sembly AI-software gebruikt.

Laat ons beginnen met de waarom-vraag. Een portable conference microphone en speaker koop je wanneer je in een vergaderzaaltje met enkele mensen rondom de tafel zit voor een hybride meeting. Zo verzeker je je er in theorie toch van dat de andere deelnemers aan de hybride meeting – diegene die zich op een andere locatie bevinden – toch iedereen rondom de vergadertafel goed kunnen begrijpen. Let ook op de ‘portable’ in de omschrijving: je kan het toestel gerust meenemen naar eender welke locatie waar je wil vergaderen. Het toestel hangt dus niét ‘vast’ aan één vergaderruimte.

Om dat te faciliteren heeft de Philips SmartMeeting speaker een ingebouwde batterij die het zo’n 10 uur vol houdt. Opladen doe je met de meegeleverde lader in drie uur tijd. De eigenlijke verbinding met je laptop of desktop kan via Bluetooth 5.0, maar even goed ook met de meegeleverde USB-C kabel. Beide opties deden het in de praktijk prima op de twee laptops en de desktop waarmee we vergaderden. Goed om weten is dat de Philips SmartMeeting trouwens ook echt als volwaardige ‘speaker’ opduikt in Windows: je kan ‘m dus ook als pc-speakers gebruiken voor filmpjes of muziek. Al kunnen we dat bezwaarlijk aanraden: daarvoor mist de speaker duidelijk de nodige power (2 x 5 W output). Nee, deze is bedoeld om te vergaderen en geoptimaliseerd voor ‘speech’ toepassingen: zoveel is duidelijk.

En die speech toepassingen doet hij ook prima: stemmen komen klaar en duidelijk door – in beide richtingen. En dat zowel in Microsoft Teams, Zoom en Google Meet. Andere videoconferencing-software is ongetwijfeld ook mogelijk, maar die hebben we niet getest. In het toestel zitten vier microfoons die horen wat tot maximaal 6 personen op maximaal 6 meter afstand allemaal te zeggen hebben: ideaal dus voor de vooral kleinere vergaderlocaties. Wil je een ‘board meeting’ houden aan een grotere tafel en met meer dan 6 deelnemers dan zijn er andere oplossingen die beter geschikt zijn.

Software maakt het device slim

En veel meer valt het over de hardware op zich eigenlijk niet te vertellen. Waarbij je je vooral afvraagt waarschijnlijk wat er dan zo slim is aan de ‘SmartMeeting’? Wel, die intelligentie is meegeleverd onder de vorm van een stukje cloudsoftware waarvan je een maand gratis krijgt. ‘Sembly’ heet die AI-software die je het best kan omschrijven als een intelligente assistent voor al je meetings. De verpakking vermeldt dat enkel Engels ondersteund wordt, maar tijdens het testen zagen en merkten we dat Nederlands en Frans ook perfect ondersteund worden.

Wat Sembly doet is de vergaderingen van jouw keuze vervoegen. Dat kan manueel – jij voegt Sembly toe aan een meeting – hetzij Teams, hetzij Google Meet, hetzij Zoom – door de invite link te plakken, of je kiest voor de automatische aanpak. In dat geval geef je Sembly de nodige toestemming om je Outlook-agenda en/of Google Agenda te kunnen raadplegen én zichzelf uit te nodigen. Je kan er nog altijd voor kiezen om Sembly enkel toegang te geven tot de meetings die je zelf kiest, maar er is ook een instelling om automatisch al jouw vergaderingen te vervoegen.

Bij het binnenkomen in een videomeeting stelt Sembly zich via de chat-functie voor als jouw persoonlijke assistent, met de melding dat de hele sessie opgenomen wordt. Toch gebeurde het enkele keren dat die melding niet opdook, of niet gezien werd door alle deelnemers. Wie bijvoorbeeld wat later aansluit, ziet de melding niet openfloepen. Toch een beetje een privacy-aandachtspunt… maar volgens Erik Adriaensen, VP & Sales Director S & W Europe, Latam bij Philips Speech Processing Solutions, is Sembly wel helemaal conform de GDPR-richtlijn.

Wat doet Sembly dan?

Sembly neemt de hele vergadering op: aanvankelijk enkel audio, maar halverwege onze test voegde Sembly ook de mogelijkheid toe om ook de video op te nemen. Van die opname maakt Sembly om te beginnen een volledige transcriptie: in de taal of talen die gesproken worden. Dus ja, ook Nederlands. Maar Sembly gaat enkele stappen verder. Zo maakt de tool ook een samenvatting van de vergadering én vloeien daar ook concrete vergadernotities én to-do’s uit. Sembly is intelligent genoeg om actiepunten te noteren voor personen in de meeting, inclusief de naam van diegene die de taak toegewezen heeft. Die actiepunten kun je vervolgens zelf automatisch laten importeren in de to-do’s van Outlook. En het mooie: soms krijg je de resultaten al 5 minuten na afloop van je meeting. Het langste dat we moesten wachten was 35 minuten.

Werkt dat ook echt goed?

Tot zover de mooie theorie, waarbij je dus nooit meer iemand nodig hebt die meeting nota’s maakt en een verslagje doormailt naar iedereen. In de praktijk zien we wisselende resultaten. Voor de meer gestructureerde meetings met ‘harde’ agendapunten werkt Sembly ronduit fantastisch. Sembly slaagt er in om de essentie te onderscheiden van de onvermijdelijke chitchat en social talk. Maar zelfs die social talk wordt in veel gevallen ook netjes samengevat: ‘Kristof stelt zichzelf voor aan Jan. Kristof en Jan maken verder kennis. Jan vat zijn carrière samen en maakt duidelijk wat de bedoeling van het verdere gesprek wordt.’ Ziedaar een voorbeeld van hoe Sembly de eerste vijf tot tien minuten van een meeting tussen Kristof en Jan samenvat onder de kop ‘verwelkoming en kennismaking’.

Actiepunten worden doorgaans ook netjes gedetecteerd en neergeschreven door Sembly. Je kan die in de webinterface één voor één openklikken. Mooi is dat je die resultaten ook kan delen met iedereen die in de meeting zat – die hoeven géén Sembly-klant te zijn.
Alles staat of valt natuurlijk met enerzijds de kwaliteit van het opgenomen geluid – dat zit bij de Philips SmartMeeting zoals gezegd dus wel goed – maar anderzijds ook met de transcriptie die Sembly maakt. Daar waren we op zijn zachtst uitgedrukt zéér onder de indruk van. Sembly ontpopt zich als een echte polyglot die vlot tussen talen wisselt. Waarmee we niet willen zeggen dat de transcriptie foutloos is – dat kan je ook eenvoudigweg niet verwachten van de huidige Generative AI. Verwacht je vooral aan fouten in eigennamen, namen van bedrijven of schrijfwijzen van namen.
Die fouten kan je trouwens wel vlot corrigeren in de webinterface en zijn ook zelden een showstopper: zolang je zelf in de meeting zat weet je doorgaans ook nog wel wat er precies gezegd is en kan je de fouten ook snel spotten.

Niet foutloos

De resultaten kan je trouwens wel finetunen door Sembly (op voorhand) een idee te geven van het type meeting: daily standup, sprint review, demo, feedback session, budget review, … De lijst is vrij lang. Ook de taal van de meeting kan je op voorhand instellen: een hoofdtaal en een eventuele tweede taal. Maar zoals gezegd weet Sembly toch meestal tijdens de meeting ook andere talen te capteren. Maar af en toe loopt het toch mis. Om onduidelijke redenen kregen we soms een volledig Engelstalige transcriptie te zien van een verder volledig Nederlandstalige meeting. Of wat wel vaker gebeurde: halverwege de transcriptie schakelt Sembly ineens over van Nederlands of Frans naar Engels (of omgekeerd). Een beetje vreemd gedrag, en we konden ook niet echt goed de oorzaak vinden.

Elke audio kan je transcriberen

Erik Adriaensen van Philips Speech Processing Solutions wees ons wel op een workaround. ‘In zo’n geval kan je perfect de audio van het gesprek downloaden en opnieuw uploaden als een nieuwe meeting waarbij je de taal manueel instelt’. Een snelle test leert dat Adriaensen gelijk heeft. Achter de ‘new meeting’ knop schuilt ook de mogelijkheid om eender welk mp3-audiobestand te uploaden: voor de meetings waarvan je met een voicerecorder of je smartphone opnames gemaakt hebt. Na uploaden gaat Sembly op exact dezelfde manier tewerk als diegene waarvan ie zelf opnames maakte. Je krijgt dus transcriptie, vergadernotities en to do’s. Die upload-knop maakt dat Sembly dus ook een volwaardige transcriptietool is voor heel wat brede toepassingen. Ondergetekende zette Sembly bijvoorbeeld ook in om transcriptie te verzorgen van een fysiek interview dat hij opnam met zijn smartphone: werkt prima met – zoals al gezegd – verbluffend goeie resultaten.
Wat we ook nog niet expliciet verteld hebben, is dat je bij de transcriptie ook altijd de nodige timecodes en/of -play-knop vindt. Twijfel je bij een bepaalde passage of de transcriptie wel goed is? Dan kan je de passage in de originele opname snel terugvinden en herbeluisteren.

Sembly is niet gratis

Sembly is dus de software die de SmartMeeting ook echt slim maakt. Maar Sembly is niet gratis. In die zin vinden we wel dat de verpakking van Philips ietwat misleidend is. ‘Includes Sembly Team Plus Plan’ lezen we op de doos naast het opschrift ‘Focus on your meeting, we take care of the rest’, vergezeld van een asterisk. En in veel kleinere letters, op de zijkant van de doos vinden we de uitleg die hoort bij dat sterretje: dat je enkel één maand lang een volledig Team Plus abonnement krijgt met een ongelimiteerd aantal meetings. Na die gratis maand val je terug op maximaal 4 meetings per maand. Jammer, want de speaker is op zich niét goedkoop en is zoals gezegd maar zo slim als Sembly.

Wat met Microsoft Copilot?

Na de testperiode spraken we nog even kort met Erik Adriaensen van Philips Speech Processing Solutions. ‘De vergadering besprak de samenwerking tussen Speech Processing Solutions en Sembly, waarbij het belang van kwaliteit van apparatuur voor nauwkeurige transcriptie werd benadrukt. Ze noemden ook de voordelen van de multi-meeting opname- en samenvattingsmogelijkheden van Sembly. De toekomst van Sembly in het licht van Microsoft’s Copilot werd ook besproken: blijft de USP van Sembly wel overeind naarmate Microsoft meer en meer soortgelijke functionaliteit inbouwt in Copilot?’, aldus… een passage uit het samenvattende verslag van Sembly over dit gesprek.
Nog volgens Adriaensen is Philips vastberaden om de samenwerking met Sembly nog uit te diepen. In de toekomst zou Sembly dieper geïntegreerd worden in de producten van Speech Processing Solutions.

Conclusie

Een zeer degelijke conferencingspeaker die door zijn draagbare karakter vlot inzetbaar is in veel vergaderscenario’s. Het slimme zit ‘m dus in de Sembly-software die zéér vlot werkt. Maar toch jammer dat je al na een proefperiode van één gratis maand terugvalt tot nog maximaal 4 meetings per maand. Wil je er meer, dan moet je een volwaardig abonnement afsluiten. Dat kan vanaf 10 dollar per maand, waarbij Philips je wel nog 10% korting belooft.