Op de open workspace kwam ik Ben tegen. Vloekend en wel nadat een indrukwekkend pak papier uit zijn handen was geschoten en met een ruime zwaai het tapijt tussen twee rijen bureau’s bedekte. Tot overmaat van ramp viel ook zijn plastic bekertje met te hete koffie. Papier, koffie, suiker en melk en daarboven de wielen van de bureaustoel die met een ruk achteruit bewoog, maakten van zijn zorgvuldig voorbereide powerpoint hand-outs een totale chaos. Twee maanden zwoegen en op het laatste moment, bij het afdrukken ook nog een recalcitrante cyaantoner die de deadline in gevaar bracht. Hij was al twee minuten te laat en moest nu op de managementmeeting verschijnen met lege handen, de memorystick die veilig in zijn broekzak zat niet meegerekend. Hij staarde even naar de lekkende hoop papierpulp en begaf zich naar de meeting zonder hand-outs en zonder koffie. De powerpoint was op het projectiescherm moeilijk leesbaar en zijn verhaal over de nieuwe it-processen, netjes in swimming lanes en tot in detail uitgewerkt in een ‘RACI’ was nauwelijks te volgen door te toehoorders die zijn ongeval met de documenten een subtiele vorm van sabotage noemden.

Zijn opdracht was een maand of twee geleden begonnen, net nadat hij de rol van centrale procesverantwoordelijke had aanvaard en meteen een opdracht van formaat had meegekregen. De prestaties van de it-afdeling waren immers ondermaats in de ogen van de business en de verschillende it-afdelingshoofden klaagden dat hun matrixorganisatie zorgde voor onduidelijkheid in verantwoordelijkheden. Zijn enthousiasme was aanvankelijk enorm. Aan kennis ontbrak het hem evenmin en hij was voor deze opdracht volledig vrijgemaakt. Aanvankelijk was iedereen het ook ‘high-level’ eens. Dat woord high-level spookte door zijn hoofd en hij had geleerd dat dit eigenlijk betekende dat men het oneens was, maar het nog niet wilde vertellen. Zolang het over algemeenheden ging was iedereen het eens in de werkgroepen, maar zodra hij op de verantwoordelijkheidsmatrix de ‘A’ van ‘Accountable’ plaatste, kwamen onherroepelijk discussies over wie dan uiteindelijk effectief verantwoording zou moeten afleggen over het finale resultaat van het werk. Nu na weken van zwoegen, trekken, sleuren, luisteren en preken het resultaat er dan eindelijk stond, riep iedereen: ‘onleesbaar’. Het was niet eerlijk. Hij had deze documenten met iedereen individueel besproken, hij dacht dat ze het eens waren. Het eerste halfuur in de meeting hield hij zich sterk en vergat hij klaarblijkelijk zijn ongelukje met de papierbundel. Klaarblijkelijk, want 40 minuten en twintig vragen voor meer detail later ontplofte hij zowaar en smeet de handdoek in de ring. “Los dit zelf maar op!” “Als jullie niet willen samenwerken, dan kan een hoop papier met veel geblaat en weinig wol dat ook niet aan verhelpen.” Hij liep wijdbeens de vergaderzaal uit en liet het eminente gezelschap achter in vertwijfeling. Iedereen keek zwijgend naar het plafond of de vloer. De voorzitter introduceerde het volgende agendapunt met de woorden “ik hoop dat de volgende spreker geen zenuwinzinking krijgt”. Met deze ‘kwinkslag’ was de sfeer gered. Enkele deelnemers in de vergadering haalden opgelucht adem. Deze poging tot organisatieverandering was gelukkig verijdeld. Ben sms’te naar zijn vriendin dat hij vanavond vroeg thuis zou zijn maar eerst nog naar de dokter ging omdat hij in de raci-val was gelopen.

Stef Knaepkens