Inkooporganisatie Zevij stuurt haar leden alleen nog elektronische facturen. Vroeger had de organisatie voor het verzenden van 2.500 facturen dagelijks 7.500 vellen papier nodig. Ook de verzend- en afhandelingskosten waren erg hoog.

Zevij is een inkooporganisatie voor de technische groothandel en de ijzerwarenvakhandel. De organisatie bundelt de inkoopvolumes voor een breed assortiment van die groothandels. Er zijn 35 Belgische en Nederlandse bedrijven bij de organisatie aangesloten. Ze leveren aan klanten in de bouwnijverheid en de industrie. In de Benelux vertegenwoordigen ze ongeveer 230 winkelpunten. Zevij stuurt dagelijks 2.500 facturen uit naar de aangesloten bedrijven. “Het is voor ons van cruciaal belang dat we onze interne processen zo efficiënt mogelijk laten verlopen”, vertelt Ton Kranenburg, manager financiën en ict bij Zevij. “Eén van onze taken bestaat erin de kosten in de supply chain te verminderen. Van iedere besparing genieten de aangesloten bedrijven mee.”

Zevij realiseerde een belangrijke besparing door alle uitgaande facturatie elektronisch te laten verlopen. Het bedrijf maakt daarbij gebruik van de oplossing DocTrails van het bedrijf D Soft uit Drongen. “De kosten voor 2.500 facturen van gemiddeld 3 vellen papier – per dag – liepen hoog op”, weet Ton Kranenburg. “En dan waren er nog de arbeid en de verzendkosten. Sinds we elektronisch factureren realiseert de boekhoudafdeling anderhalf uur tijdwinst per dag.” Het systeem van D Soft laat Zevij bovendien toe de transparante communicatie met de leden nog beter te automatiseren. Bij elke elektronische factuur van Zevij zit een elektronische kopie van de originele aankoopfactuur die Zevij van de leverancier ontving. Verder verloopt ook alle andere communicatie – zoals bestelbonnen en orderbevestigingen – volledig papierloos.

Lage instapdrempel

Dankzij de implementatie van DocTrails is het voor Zevij vandaag ook een stuk makkelijker om de facturen van leveranciers elektronisch te ontvangen. “Voorheen werkten we op basis van een eigen bestandsformaat en edifact”, zegt Ton Kranenburg. “De toeleveranciers waren verplicht zich naar die formaten te schikken.” Slechts 30 van de 450 leveranciers stuurden hun factuur elektronisch naar Zevij – samen goed voor 25 tot 30 procent van de inkomende facturen. Met de komst van DocTrails is de technische drempel voor de elektronische factuur van de toeleveranciers veel minder hoog. “Het systeem leest alle standaardformaten”, legt Ton Kranenburg uit. “Belangrijk is alleen dat de juiste velden aanwezig zijn.” Intussen zijn honderd leveranciers op elektronische facturatie overgestapt. Eind dit jaar verwacht Zevij dat hun aantal toeneemt tot 130.

Dries Van Damme

Sinds we elektronisch factureren realiseert de boekhoudafdeling anderhalf uur tijdwinst per dag.