Opslagsystemen die werken met grote datavergaarbakken, zoals Microsoft Exchange en SharePoint, stellen vaak een probleem als gewiste of vernielde data hersteld moet worden. PowerControls speelt dan de redder in nood: het biedt met PowerControls granulair herstel van verloren gegevens.

Ontrack is een erg bekende naam als we praten over ‘data recovery’ (dataherstel). Het bedrijf heeft dan ook naam en faam gemaakt met zijn herstelsoftware die data van gecrashte harde schijven haalt. Sinds een paar jaar heeft Kroll Ontrack (zoals het tegenwoordig heet) echter ook herstel- en reddingssoftware die op een iets hoger niveau werkt. PowerControls 5.1 bestaat in een versie voor Microsoft Exchange 2007 en voor Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Beide Microsoft dienstenservers gebruiken grote datavergaarbakken, waarbinnen de eigenlijke gedetailleerde informatie opgeslagen wordt. In het geval van Exchange bevat de vergaarbak de e-mails. Bij SharePoint bevat de database documenten en andere bestanden.

Traditionele back-up

Traditionele back-upsoftware kan vaak niet binnen deze vergaarbakken kijken en beschouwt ze als zeer grote bestanden. Die schrijft de back-upsoftware dan in hun geheel weg. Ook voor herstel moet zo’n groot bestand in zijn geheel hersteld worden. Sommige back-upsoftware kan met zogenaamde deltablokken werken, waarbij een groot bestand in blokken ingedeeld wordt. Alleen de gewijzigde blokken komen in de back-up terecht. Dat lost het probleem met een restore echter niet op. Bij gegevensherstel moet nog altijd het volledige bestand teruggezet worden. Dat is weinig interessant als u maar een of twee mails uit de Exchange postvergaarbak wou terugzetten, of slechts een of twee documenten uit de SharePoint vergaarbak. Wat u nodig hebt is granulaire toegang tot de vergaarbakken, zeker voor de re-storefase. Voor de back-up hoeft dat niet zo, daar kunnen deltablokken perfect werken qua efficiëntie.

Brick-level back-up

Beide Microsoft-servers ondersteunen wel degelijk een soort granulaire back-up: de zogenaamde ‘brick-level’ back-up. Die kan bij Exchange individuele mailboxen of bij SharePoint individuele documenten veiligstellen. Maar de meeste fabrikanten van back-upprogamma’s raden dit sterk af, hoewel ze brick-level back-ups mees-tal wel ondersteunen. Daar zijn goede redenen voor. Het back-uppen van individuele mailboxen bij Exchange of van losse documenten bij SharePoint is niet hetzelfde als een back-up van de volledige vergaarbak. In geval van een calamiteit kunt u met een back-up van mailboxen uw Exchange-server niet herstellen. Met losse documentbestanden herstelt u ook uw SharePoint-server niet. U hebt dus altijd de volledige hoofdback-up nodig. Een brick-level back-up is een extra faciliteit. Ze is bovendien erg tijdrovend. Dat komt omdat de back-upclient zich dan moet gedragen als een Outlook-client voor Exchange of als een SharePoint-client. Dat werkt via de applicatie-interfacemodules die Microsoft daarvoor voorzien heeft. Die zijn bedoeld om clientapplicaties een een-op-eentoegang te geven tot individuele mailboxen (Exchange) of documenten (SharePoint). Als software ze in snel tempo zou willen aanspreken om grote hoeveelheden mails of documenten aan te spreken, zou dat extreem vertragend werken. We praten over werksnelheden die vaak niet eens de 10 MiB/min halen. Een bijkomend probleem is dat Microsoft in zowel Exchange als SharePoint een systeem van verwijzingen inbouwde. Dat is een ontwerpbeslissing van Microsoft geweest om de benodigde opslagruimte in de Exchange- en Sharepoint-vergaarbakken zoveel mogelijk te minimaliseren. Als er bijvoorbeeld eenzelfde bericht naar honderd gebruikers gestuurd wordt, zal Exchange niet honderdmaal dat bericht opslaan maar slechts eenmaal het bericht en vervolgens honderd doorverwijzingen. Iets soortgelijks gebeurt bij SharePoint, waar identieke bestanden ook slechts eenmaal opgeslagen worden en alle andere kopieën in feite een doorverwijzing zijn. Dat bespaart opslagplaats en verhoogt dus de efficiëntie.

Het nadeel bij het herstellen van zulke systemen met verwijzingen, is dat u niet aan het originele bericht of document kunt zonder toegang tot de vergaarbak als geheel. Als u meerdere mailboxen of documentfolders zou willen herstellen, zou de herstelsoftware bovendien alle verwijzingen noodzakelijkerwijze moeten vervangen door het oorspronkelijke bericht of document. U begrijpt dat een brick-level restore op die manier de omvang van de oorspronkelijke vergaarbak zou kunnen verveelvoudigen!

Granulair

Er is een aparte PowerControls voor Exchange en een PowerControls voor SharePoint. Kroll Ontrack biedt wel een bundellicentie aan, waarbij u wat korting krijgt als u beide wil hebben. Het idee achter PowerControls is dat u geen brick-level back-up of re-store meer moet gebruiken. Alleen de grote vergaarbak van Exchange of SharePoint back-uppen is voldoende. PowerControls geeft u dan granulaire toegang in die vergaarbak om het specifieke bericht of document dat u zoekt te kunnen herstellen. Dat herstellen hoeft niet naar de originele locatie. Herstellen mag dus ook naar een andere Exchange- of SharePoint-server. In tegenstelling tot gewone restoresoftware biedt PowerControls u bovendien zoekfuncties. U kunt zoekcriteria opgeven op sleutelwoorden, itemtype, onderwerp, datum en tijd, gebruikers of berichthoofding, bestands- en bijlagengegevens. PowerControls voert alleen leesoperaties uit op uw originele data en wijzigt dus nooit iets aan uw brondata.

De granulaire toegang geldt niet alleen voor Exchange- en SharePoint-vergaarbakbestanden, maar ook voor back-upoplossingen van derden. PowerControls kan de back-upbestanden lezen van bekende back-uppakketten zoals Ve-ritas, Symantec, CA, HP, Microsoft en vele andere en daar ook granulair data (berichten of documenten) uit gaan teruglezen. In PowerControls zijn daartoe een indrukwekkende hoeveelheid dataconnectoren ingebouwd. Het grote voordeel daarvan is, dat u gewoon kunt blijven verderwerken met uw huidige back-upsoftware en bijhorende back-upprocedures en -strategieën. U gebruikt Ontrack PowerControls dus als aanvulling bovenop uw normale back-upsoftware. Met behulp van de connectoren kunt u vrijwel elk Exchange-bericht of SharePoint-bestand gaan terughalen uit de opgeslagen of geback-upte databases.

In de praktijk

We hebben zowel enkele individuele berichten teruggehaald uit een Exchange-database als een aantal individuele documenten uit een SharePoint-database (zie schermafdrukken). Dit verliep probleemloos. De restoreprocedure loopt in de achtergrond. Prestatiemetingen hebben we niet uitgevoerd, omdat we de testen uitvoeren in een gevirtualiseerde testomgeving. Het herstellen verliep in elk geval vlot en was een kwestie van enkele seconden per bestand. Snelheid is voor dit soort oplossingen trouwens maar van bijkomstig belang. Als het goed is, hebt u de restore immers maar zelden nodig. Maar wanneer u hem nodig hebt, dan is het een godsgeschenk. Dat de data correct hersteld wordt is dan veel belangrijker dan de snelheid waartegen dit gebeurt.

Conclusie

Als u steunt op data in enorme vergaarbakken en momenteel geen granulaire toegang hebt om in geval van nood individuele berichten of bestanden te herstellen, dan hebt u Ontrack PowerControls hard nodig. Deze software kan in noodsituaties echt heel wat downtime vermijden. Op de website van Kroll Ontrack kunt u overigens probeerversies van de software downloaden.

Johan Zwiekhorst