De fusie van HDP en AristA leidde op ict-vlak tot de nood aan meer integratie. Het bedrijf besliste zijn supportorganisatie – inclusief ict – helemaal te hertekenen. HDP-AristA rekruteert in dat verband vijftien nieuwe medewerkers.

Zoals de naam laat vermoeden is HDP-AristA ontstaan uit de fusie van het sociaal secretariaat HDP en de dienst voor preventie en bescherming op het werk AristA. Beide ondernemingen waren actief in een business die traditioneel weinig dynamiek vertoonde. Daar is de voorbije jaren echter verandering in gekomen.

“Er is duidelijk meer klantenfocus”, zegt Filip Michiels, directeur support services bij HDP-AristA. “De externe klant bepaalt de prioriteiten in onze dienstverlening. Dat de markt er vandaag een stuk dynamischer uitziet, is ook het gevolg van de toegenomen concurrentie.” Voor een bedrijf als HDP-AristA komt het erop aan de dienstverlening uit te breiden en in te spelen op de behoeften van de klant. “De loonberekening vormt nog altijd het startpunt van wat we doen, maar van daaruit zijn we geëvolueerd naar een geïntegreerde dienstverlener voor hr.” De integratie van HDP en AristA bracht een belangrijke impact op de ict-omgeving met zich mee. “Historisch was ict bij beide bedrijven heel stabiel en vrij statisch, analoog met de business. Vandaag moeten we echter meer procesmatig kunnen werken. Bovendien zijn we nu geen kmo meer, maar een groep met achthonderd medewerkers. De omgeving voor ict is dan ook sterk veranderd.”

Veranderingstraject

HDP-AristA zocht Filip Michiels aan om het veranderingstraject te begeleiden. “We zijn begonnen met een beoordeling van de bestaande situatie. We hebben interviews afgenomen bij de ict-afdeling en bij de business, om hoogte te krijgen van hun ideeën en behoeften. De ict-organisatie die we zo in kaart hebben gebracht, vormde de blauwdruk voor het project rond business- en ict-alignering.”

HDP-AristA schakelde daarbij inno.com in als externe dienstverlener. “De eigen organisatie een spiegel voorhouden is niet altijd makkelijk”, stelt Filip Michiels. “Het is vaak beter om dat door een externe partij te laten doen. De belangrijkste reden om inno.com aan boord te nemen was echter dat we intern niet over de bandbreedte en de ervaring beschikten om het transformatieproject aan te sturen.” inno.com ging begin 2009 van start met de opstelling van het ict-transformatieplan. Daaruit leidde het bedrijf de nieuwe, gewenste supportorganisatie voor HDP-AristA af.

Strategische insourcing

“We hebben diverse workshops georganiseerd, met ict en business”, zegt Stephane Jans van inno. com. “Op basis daarvan hebben we de gewenste processen uitgetekend, de bijhorende rollen en het organigram met de functieomschrijvingen.” Daarna heeft inno. com voor alle medewerkers een mapping uitgevoerd tussen hun huidige en toekomstige rol. “Historisch waren er binnen het bedrijf maar beperkte verticale doorgroeimogelijkheden”, stelt Filip Michiels. “Vandaag ligt dat anders. We motiveren onze medewerkers om ook horizontaal te groeien en nieuwe uitdagingen op te zoeken.” Zo kan HDP-AristA een deel van de benodigde profielen met interne medewerkers invullen. Andere profielen blijken niet of onvoldoende aanwezig: voornamelijk projectmanagers, architecten en analisten. Die rekruteert HDP-AristA op de arbeidsmarkt. Op een supportorganisatie van negentig medewerkers zijn er vijftien nieuwe mensen nodig. Filip Michiels: “We kiezen ervoor een aantal strategische rollen te insourcen. Tegelijk realiseren we een hoger maturiteitsniveau, met een productiviteitsstijging van twintig tot dertig procent. De businesscase voor het project is duidelijk: we doen meer met minder.” Voor inno. com volgt nu de fase van coaching en mentoring. Stephane Jans: “Wij begeleiden de medewerkers – net als de organisatie zelf – in de overgang naar hun nieuwe rol.” Op 1 juli implementeert HDP-AristA officieel de nieuwe supportorganisatie. Zijn op dat moment niet alle vacatures ingevuld, dan gaat het bedrijf voorlopig met externe krachten aan de slag. De begeleiding door inno. com loopt tot oktober.

tekst: Dries Van Damme