Vorig jaar begon het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika in Tervuren aan een nieuwe aanpak van hun collectie en botste zo tegen de grenzen van het collectiebeheersysteem The Museum System. Hein Vanhee, hoofd collectiebeheer van het departement culturele antropologie, vertelde toen: “The Museum System ondersteunt de speciale workflows die we willen realiseren niet. Bovendien moeten we voor dit project ook meer licenties aanschaffen, wat financieel niet interessant is. Kortom, we voelen ons beperkt door de software.” Het museum kondigde toen aan dat ze OpenCollection aan het testen waren, een opensource inhoudsbeheersysteem voor museumcollecties.

Een jaar later is OpenCollection herdoopt tot CollectiveAccess ten gevolge van een merkendispuut en loopt het in Tervuren nog altijd in testfase. De belangrijkste reden voor de vertraging is dat bij het migratieplan de oude database moest worden opgekuist, wat volgens ict-deskundige Roel Paesen meer tijd in beslag heeft genomen dan gepland: “Onze databank bevat momenteel ongeveer 160.000 records, en we zijn hierin heel wat inconsistenties tegengekomen, zoals locaties die dubbel voorkomen of naamgevingen die van heel lang geleden dateren maar niet meer kloppen. Ons migratieplan was daardoor een goede gelegenheid om eindelijk ook eens schoon schip te maken, iets waar we nog altijd mee bezig zijn.”

Een andere oorzaak voor de vertraging ligt volgens Paesen op materieel vlak: “We willen de migratie laten samenvallen met een groot digitaliseringsproject waarbij ongeveer 190.000 steekkaarten gescand worden, zodat we dat in één beweging kunnen doen. Daarvoor hebben we echter meer servercapaciteit nodig, waarvoor op dit moment nog aanpassingen aan het gebouw moeten gebeuren in verband met stroomtoevoer en airconditioning.” Verder wacht men in het Afrikamuseum ook op versie 0.6 van CollectiveAccess. De huidige versie 0.55 heeft immers beperkingen waardoor de software de complexe collectie van het Afrikamuseum niet aankan.

Wachten op de nieuwe versie is volgens Paesen ook de moeite omdat de code helemaal herschreven is: “Vroeger zat alle business-logica in één monsterbrok code, terwijl versie 0.6 het objectgeoriënteerde webapplicatieframework Zend Framework voor PHP gebruikt. De code is veel modulairder opgebouwd en gemakkelijker te begrijpen en aan te passen. Ook de ondersteuning van meerdere talen is verbeterd, wat voor ons als federale instelling wel belangrijk is.” Paesen hoopt binnen enkele maanden de hele collectie van het Afrikamuseum te kunnen migreren naar de nieuwe versie van CollectiveAccess.

[KOV]