Onlangs reageerde ik op een offerteaanvraag van een paragewestelijke instelling. De offertes werden officieel op een maandag om 11 uur geopend. De offertes moesten vóór die openingszitting (logisch!) toekomen bij de opdrachtgever. Met de post of persoonlijk overhandigd.

Zoals dat zo vaak gaat, leek onze offerte last-minutewerk te worden, maar uiteindelijk waren we toch vrijdagochtend al klaar. We beslisten om onze offerte met een aangetekende brief te versturen, en die verzending gebeurde nog vóór het middaguur. Mijn berekening was als volgt: een aangetekende brief, dat is D+1; die zou dus maandagmorgen zeker moeten aankomen. En, zo dacht ik, sommige postdiensten werken op zaterdag, ook al wordt dan geen post uitgereikt. Dat geeft hen meer tijd dan normaal om van Gembloux in Brussel te geraken. Die D+1 moet dus een koud kunstje zijn. En verder ging ik er van uit dat aangetekende brieven in Brussel in de loop van de ochtend uitgereikt worden… Hoe naïef kan een mens zijn… De aangetekende brief werd afgeleverd om 12.15 u., te laat dus, en mijn offerte werd zelfs niet meer geopend. Ik kan me de haren uitrukken. Ik heb al gezocht naar een Koninklijk Besluit dat een zekere flexibiliteit toestaat voor aangetekende zendingen… Niets aan te doen: daarvoor had hij op donderdag verzonden moeten worden. (Uiteraard: door de tolerantietermijn te verlengen heeft de wetgever willen vermijden dat door de schuld van een openbare instelling daags na een officiële offerteopening nog een pak pv’s moeten worden opgesteld.) Ik heb ook getracht om in de reglementen van De Post een artikel te vinden over het uiterste uur van aflevering van een aangetekende brief. Maar De Post pint zich niet vast op een distributie-uur: D+1 beperkt zich tot D en is niet om te vormen tot U+24.

Ik kan het dus alleen mezelf kwalijk nemen, en zweren dat dit de laatste keer is… Maar als je wat doordenkt, kan je alleen maar hopen op een couranter gebruik van de portaalsites die de federale en gewestelijke besturen hebben ingevoerd. Wij mochten, in het kader van een consortium, deelnemen aan de ontwikkeling van de portaalsite voor overheidsopdrachten van het Waals Gewest en van de Franse Gemeenschap (éénzelfde site, bereikbaar via http://marchespublics.wallonie.be of http://marchespublics.cfwb.be). Alles is daar mogelijk, van publicatie van de opdracht tot beheer van de zitting waarop de offertes worden geopend, naast alle functies voor uitwisseling van informatie, waarschuwingen enz…

Het is vanzelfsprekend nodig de bedrijven aan te moedigen een efficiënte middel als die portaalsite die de administratieve druk verlicht, ook te gebruiken. Maar ook de overheden zelf kunnen een zetje in die richting gebruiken, dunkt me… Dat zou de opdracht in kwestie ten goede gekomen zijn, ook omdat de offerteaanvraag destijds uitging van een ict-georiënteerde dienst.

Een elektronische aanpak maakt de procedure formeler en onafhankelijk van externe elementen zoals de bezorging via postdiensten. Als we er nu ook nog kunnen voor zorgen dat de voorziene middelen gebruikt worden, komt e-gov alweer een stapje dichterbij.Olivier de Wasseige is afgevaardigd bestuurder van Defimedia, en al 20 jaar consultant en opleidingsdeskundige op het vlak van e-business en ict-services.

Olivier de Wasseige