De 21ste eeuw mag dan al de eeuw van de digitalisering zijn, het aloude, gedrukte visitekaartje is nog steeds sterk aanwezig in de zakenwereld, alle vCards en LinkedIn’s ten spijt. Toch ontsnapt ook deze traditie niet aan de digitalisering. CardScan brengt al enige tijd hard- en software op de markt om visitekaartjes te digitaliseren. Het systeem is geïntegreerd met een beveiligde website waarop gebruikers wereldwijd hun contactdatabase kunnen raadplegen.

CardScan, dochterbedrijf van Newell Rubbermaid dat onder andere ook eigenaar is van Dymo, Parker en Waterman, verkoopt drie versies van zijn scanners voor visitekaartjes: Personal, Executive en Team. De twee duurste modellen scannen in kleur, de Personal alleen in grijswaarden. Bovendien is die ook iets beperkter in het uitwisselen van gegevens met andere programma’s. Voor deze test ontvingen we de Personal- en de Team-versies. De Executive en de Team hebben overigens dezelfde hardware: het enige verschil zit hem in het aantal softwarelicenties. De CardScan Personal meet 121 mm x 83 mm x 38 mm. Dit is een gesloten scannertje dat kaartjes tot maximaal 60 mm breed kan verwerken. De kaartjes worden overigens met de smalle kant ingevoerd. De CardScan Team is heel wat groter – 166 mm x 92 mm x 45 mm- en heeft een open ontwerp, zonder afsluitdeksel. Visitekaartjes kunnen in de breedte worden gescand. De meegeleverde CardScan 8 software ondersteunt alleen Windows, geen MacOS.

Website

Samen met uw CardScan krijgt u ook een gratis account bij AtYourService (www.cardscan.net). Automatisch worden uw gegevens gekopieerd naar de servers van CardScan, zodat u niet alleen altijd een back-up hebt, maar de gegevens overal ter wereld kunt raadplegen. Uiteraard is een en ander beveiligd. Een bijkomende service van CardScan AtYourService is het actueel houden van uw data. Zo kan het uw contactpersonen automatisch elke drie maanden per e-mail vragen of ze hun contactgegevens willen bijwerken of bevestigen. Omdat niet iedereen gediend is met dergelijke e-mails kunt u deze service ook beperken tot geselecteerde contactpersonen of helemaal uitschakelen. De software CardScan 8 is erg gebruiksvriendelijk. Klikt u op een naam, dan ziet u rechtsboven de details van die persoon en rechtsonder het ingescande beeld van het visitekaartje. U kunt ook op alle mogelijke manieren zoeken naar de gegevens, bijvoorbeeld wanneer u zich alleen maar de voornaam herinnert of wanneer u vergeten bent wie de contactpersoon binnen een bepaald bedrijf is. Bij AtYourService op het Internet is de lay-out lichtjes anders, maar na het inloggen hebt u wel dezelfde mogelijkheden, inclusief het ingescande beeld van het visitekaartje. Bijzonder handig is de rechtstreekse link met Google Maps: met één klik op het adres van uw contactpersoon verschijnt een plannetje op het scherm met een pijltje naar de juiste locatie. Ook is het mogelijk de gegevens uit CardScan in twee richtingen te synchroniseren met de lijst contactpersonen uit uw e-mailprogramma, uw Palm-handheld (Palm-software 3.0 of hoger) of een Windows Mobile-apparaat (via Microsoft ActiveSync 3.0 of hoger). Wilt u ook synchroniseren met ACT! 4.0 tot ACT! 2007, GoldMine 5.0 of hoger of met Lotus Notes 4.6 of hoger, dan bent u aangewezen op de CardScan Executive of de CardScan Team.

Praktijk

Voor de test verzamelden we enkele tientallen kaartjes. De oriëntatie van het kaartje speelt bij het invoeren geen enkele rol, legt u het onderste boven of dwars (in de CardScan Team) dan draait het programma het beeld wel in de juiste richting. Zelfs een diagonaal bedrukt kaartje werd foutloos herkend. Na het inscannen van het beeld start het softwareprogramma met het herkenningsproces en de verwerking van de gelezen gegevens. Met het programma kunt u ook de achterkant van het kaartje scannen, maar dat kunt u alleen bewaren als beeld, er wordt geen OCR op uitgevoerd. Dat is vervelend omdat op nogal wat kaartjes de gegevens van het bedrijf aan de ene kant, en de gegevens van de contactpersoon aan de andere kant staan.

Bij de verwerking probeert het programma de data in het juiste veld van de databank te plaatsen. Eén en ander is echter wel aan te passen. De software werkt vliegensvlug. Voor beide toestellen duurde het scannen van 20 visitekaartjes iets minder dan 2 minuten, voor het OCR-proces noteerden we ongeveer dezelfde tijd. Het meest tijdrovende is de visuele controle achteraf en de gebeurlijke correcties: u dient toch rekening te houden met ongeveer 1 minuut per kaartje. Dit kan weinig lijken, met maar een stapeltje van een honderdtal visitekaartjes bent u toch al gauw twee uur zoet. In onze verzameling staken ook twee kaartjes die niet te scannen waren. Het ene was volledig hoogglanzend zwart met witte letters, het andere kaartje was afkomstig van een speelgoedzaak, en alle letters stonden in kubusjes zoals in een blokkendoos.

Conclusie

Gezien de sterk uiteenlopende lay-out van al die kaartjes kunnen we alleen concluderen dat CardScan puik werk aflevert. Toch is het achteraf controleren van de gegevens een must, want foutloos is het zeker niet. Onze voorkeur gaat uit naar de CardScan Team (en Executive) die in de test betere resultaten liet zien. De eenvoud van het programma, de automatische back-up van alle gegevens, de beschikbaarheid van die data op het internet en de mogelijkheid gegevens uit te wisselen met de lijst contactpersonen uit e-mailprogramma’s zijn sterke troeven van CardScan.

René Paulus