Starter van de week: Paperbox reguleert je documentenstroom

Afgaande op de hoeveelheid oplossingen, is de eindeloze stroom mails en documenten het grootste probleem waar bedrijven mee te kampen hebben. Ook de Gentse start-up Paperbox waagt zich op deze markt, en doet dat met een innovatie die de volledige keten beheert.

De problemen zijn bekend, zowat elk bedrijf wordt overspoeld met paperassen – op papier dan wel digitaal: facturen, orderbonnen, mails, en ga zo maar door. ‘Je ziet door de bomen het bos niet meer’, zucht Maarten Callaert, oprichter van Paperbox. Hij bleef niet bij de pakken zitten, maar bedacht een tool die de hele stroom aan documenten automatisch trieert. Paperbox weet voor wie de informatie bedoeld is en kan het document ook nader analyseren om meteen verdere stappen te zetten. ‘Is dit document een factuur? Een orderbon? Ons systeem herkent het feilloos, zelfs als het slecht gescand is’, klinkt het.

Automatisch klasseren

Hoe dat kan? Met behulp artificiële intelligentie, natuurlijk. Via een API haalt het platform alle documenten en e-mails binnen, en klasseert de gegevens automatisch per documentsoort. Een gebruiksvriendelijk dashboard geeft de klant vervolgens toegang tot verschillende boxen met zijn facturen, orderbonnen, schadeclaims, et cetera.

‘Met behulp van natural language processing slagen we erin om concrete inzichten en informatie uit de documenten te halen’, legt Callaert uit. ‘Dat gaat dan om dingen als een btw-nummer, een datum, de afzender, maar we gaan zelfs verder dan dat en kunnen bijvoorbeeld ook clausules en paragrafen uit contracten isoleren.’

Het algoritme van Paperbox is zelflerend, waardoor het getraind kan worden om alleen maar beter te worden. Maar wat maakt het nu precies zoveel beter dan de oplossing van de concullega’s?

‘Doordat we sterk focussen op dat AI-aspect zijn we ervan overtuigd dat onze machine learning-technologie veel krachtiger is dan andere tools’, klinkt het. ‘Daarnaast proberen we ons ook te onderscheiden door de vlotte integratie binnen de bestaande processen en teams van onze klanten. Het platform is zo gebouwd dat we niet alleen heel efficiënt in bestaande processen kunnen inpluggen, maar dat onze resultaten ook intuïtief zichtbaar kunnen worden gemaakt voor de eindgebruiker.’

‘Table detection’

Gelanceerd in juni vond de start-up ondertussen al een zestal klanten die wilden intekenen op het SaaS-platform. ‘Dat doen ze tegen een maandelijkse kost per volume documenten. We hebben al een voorname klant uit de logistieke wereld, maar daarnaast ook KMO’s uit verschillende sectoren’, zegt Callaert. Om door te groeien wil de onderneming verder inzetten op performance: ‘Zo willen we ook table detection onder de knie krijgen, zodat productfiches leesbaar worden, en handgeschreven annotaties kunnen interpreteren. Daarnaast gaan we binnenkort ons salesteam uitbreiden, en kijken we ook naar partnerschappen om ons softwareproduct schaalbaar aan de man te brengen.’

Als spin-off van AI-specialist ML6 was Paperbox meteen verzekerd van financiering door moederbedrijf Skyhaus. ‘Daarmee willen we nu in de eerste plaats de Belgische en Nederlandse markt op. In 2021 en 2022 staan de Duitsland en Zwitserland op de agenda, aangezien ML6 daar ook al een sterke voet aan de grond heeft. Pas daarna, als we kijken naar Europese expansie, gaan we zien of er nog bijkomende financiering nodig zal zijn.’