Starter van de week: Legal Studio stroomlijnt juridische bedrijfsprocessen

De jaarrekening neerleggen. Bestuurders vervangen. Aandeelhouders samenroepen, en ga zo maar door. Een bedrijf runnen is dikwijls een kwestie van veel juridische documenten op het juiste moment bij de juiste dienst deponeren. Bij grote bedrijven kost dat vaak een hoop tijd en inspanning, en net dat probeert de Brusselse start-up Legal Studio met hun cloudplatform KLEA te beperken.

Filip Corveleyn was zo’n advocaat die met al dat soort bedrijfsjuridische kwesties werd geconfronteerd. ‘Een boel werk, en vaak eigenlijk best routinematig. Niet echt het werk waarvoor je de advocatuur in gaat’, zegt hij. Toen Levi Strauss, één van zijn klanten, zelf tot de conclusie kwam dat het wettelijk houden van al hun bedrijfsstructuren en veertig subdivisies een personeelslid bijna drie kwart van de tijd bezighield, kwamen we tot het besluit om te proberen dat te automatiseren.’

Menselijke factor

Dat is niet evident, want de menselijke factor is in de verschillende nationale regelgevingen nog altijd aanwezig. ‘Neem nu Duitsland’, zucht Corveleyn. ‘Daar moet een nieuwe bestuurder zich persoonlijk aanbieden bij een notaris om te worden aangesteld. In Zweden wordt dan weer gevraagd dat een document in zwarte inkt wordt afgedrukt en in blauwe wordt ondertekend. Toch kan er best veel voorafgaandelijk geautomatiseerd worden.’

Met Levi Strauss als mee-creërende klant ontwikkelden Corveleyn en zijn twee partners het cloudplatform KLEA, wat staat voor Knowledgeable Legal Entity Automation. Dat moet veel van de juridische processen in bedrijven helpen stroomlijnen door alle belanghebbenden samen te brengen, en documenten te centraliseren in één database. ‘Neem nu het ontslaan van een bestuurder en het aanstellen van een nieuwe’, noemt de CEO een voorbeeld. ‘Dat zet je in gang door één proces op te starten, waarna KLEA zelf alle nodige papieren opstelt en doorstuurt naar de juiste personen, die vervolgens actie ondernemen. Zo besparen we advocaten heel veel routineus werk, zoals het opstellen van telkens weer gelijkaardige documenten. Ze kunnen daardoor hetzelfde werk doen in dertig tot veertig procent van de tijd.’ Ook financieel scheelt het gebruik van KLEA een slok op de borrel: ‘Klanten betalen op deze manier al snel tot veertig procent minder’.

Succesvolle business case

De ‘basic MVP’ die Legal Studio ontwikkelde, werd getest in de Belgische, Nederlandse en Duitse afdelingen van Levi Strauss, en bleek een succesvolle business case. ‘Toen hebben we ons als bedrijf verzelfstandigd en zijn we KLEA gaan commercialiseren. Dat ging vrij organisch, want iedere nieuwe klant toonde zich bereid om wegbereider voor een volgende te zijn, en liet zich gewillig opbellen als referentie. Zo werken we nu ook voor United Technologies, Lotus Bakeries, maar ook farma- en vastgoedbedrijven.’

Intussen is Legal Studio actief in zeventig landen, de wereld over. ‘Via een Frans mijnbouwbedrijf raakten we in Azië, en vanaf toen is het snel gegaan’, zegt Corveleyn. ‘Zuid-Amerika volgde en nu zijn we ook bezig met onze eerste projecten in Afrika. Dat vraagt overigens altijd een flinke studieronde, want elk land heeft zijn eigen wetgeving, en andere procedures voor dezelfde processen. Dat moet ook allemaal in ons platform worden verwerkt.’

Dat Noord-Amerika nadrukkelijk afwezig is uit Corveleyns opsomming is geen toevallige omissie. ‘We zijn wel actief in Canada en Mexico, maar in de Verenigde Staten gaan we enkel op uitdrukkelijke vraag van een klant aan de slag. Dat komt in de eerste plaats omdat veel bedrijven daar al hun hoofdkantoor hebben, met een grote eigen juridische dienst, maar ook omdat de bedrijfsprocessen er veel eenvoudiger zijn, waardoor er minder nood is aan onze oplossing. Zo kent de staat Californië bijvoorbeeld geen handelsregister. Daarenboven zijn er op die markt met Diligent Corporation en Computershare twee grote technologische corporate dataspelers die de boel beheersen. Daar ga je niet head-to-head mee, dus wij zetten ginds meer in op service.’

Parijs-Brussel-Amsterdam

Legal Studio is van dag één winstgevend, tekende vorig jaar een omzet van anderhalf miljoen euro op en kijkt nu uit naar de volgende stap. ‘Met een door geautomatiseerde versie, KLEA Collaborate, willen we onze oplossing ook toegankelijk maken voor kleinere bedrijven’, aldus Corveleyn. ‘We blijven als basis daarvoor de as Parijs-Brussel-Amsterdam gebruiken, waar meer dan genoeg hoofdkantoren van bedrijven zijn gevestigd om voor ons een goeie visvijver te zijn.’

Toch voelt Corveleyn dat er in de markt van de LegalTech een versnelling zit aan te komen. ‘We zouden rustig verder kunnen schalen op eigen krachten’, zegt hij. ‘Meer dan een angel investors-ronde van minder dan 250.000 euro hebben we nog niet opgehaald, maar als we de evoluties willen blijven voorzijn, moeten we nu door blijven ontwikkelen en daarvoor is extra geld wel welkom. Dat zal dan eerder venture capital of smart money moeten zijn, dat ons bijvoorbeeld ook saleservaring kan aanbrengen.’