Eerder dit jaar nam Colruyt Group in totaal 57 Match- en Smatch-supermarkten over. Business en IT blikken tevreden terug op het unieke traject dat ze daarbij samen hebben afgelegd.
Business Architect Michelle Desenfans en Project Manager Kris Van Overbeke werkten aan het unieke project mee. “Een spannende periode met een heel fijne dynamiek”, vertellen ze. “De business neemt de beslissingen. Wij faciliteren die.”
Michelle Desenfans vervulde bij Colruyt Group al verschillende rollen, van commercieel kaderlid en winkelmanager tot Business Process Designer en Business Architect ten dienste van Retail Partners Colruyt Group. Michelle startte in 2011 bij Colruyt Group na haar studies handelsingenieur en een eerste werkervaring in de maritieme sector. “Ik koos niet bewust voor de foodretailsector, maar wel voor een bedrijf dat me mogelijkheden bood om mezelf verder te ontwikkelen.” Michelle woont in Borgerhout en werkt in het kantoor van Mechelen – of van thuis uit.
“Colruyt Group is een heel menselijke organisatie waarin je geapprecieerd wordt en je vlot kan door- of zijstromen”, stemt Kris Van Overbeke in. Hij is een industrieel ingenieur uit Deinze. Na een start bij een kmo als productie-ingenieur, werd hij consultant voor ERP-pakketten. Zo kwam hij in contact met projectmanagement en later ook met Colruyt Group. “Na een overname ging ik op zoek naar een job waarbij ik in de buurt kon werken en meer tijd maken voor mijn kinderen. Zo kwam ik in 2008 bij de IT-afdeling van Colruyt Group uit. Daar was ik tien jaar IT Project Manager voor verschillende businessunits binnen de groep. Na een tussenstop van drie jaar als Portfolio Manager binnen de afdeling Data & Analytics, neem ik tot op vandaag de functie van IT Project Manager op.” Kris werkt van thuis uit, in Halle of in het regionaal kantoor van Zwijnaarde.
Op de eerste rij bij een unieke IT-uitdaging
De verhaallijnen van Michelle en Kris komen samen bij de overname van de 57 winkels van Match en Smatch door Colruyt Group. “In het verleden werkte ik al mee aan de integratie van CoMarkt Humbeek en van een grote Spar-winkel in de groep. Zo rolde ik in het project van die overname”, vertelt Michelle. “Als Lead Business Architect dacht ik mee na over wat er op ons af zou komen. We namen gebouwen, materiaal, personeel en IT-systemen over die niet langer verbonden waren met de logistiek of het centrale systeem erachter. Hoe zorg je er dus voor dat na de overname, die winkels up and running blijven? Wij schetsten dat eerste plaatje.”
Kris sloot even later aan, als IT Project Manager. “Ik moest er niet lang over nadenken toen ik de vraag kreeg”, blikt hij terug. “Het leek een heel mooie uitdaging. Michelles team had afgeleid wat er moest gebeuren om zo vanuit IT en vanuit business de juiste mensen aan boord te brengen. Voor elk van de 22 trajecten reikte IT samen met gespecialiseerde Business Architecten mogelijke oplossingen aan. Samen deden we de voorbereidingen, zodat we later, wanneer de Belgische Mededingingsautoriteit groen licht gaf voor de overname, snel beslissingen konden nemen.”
Met autonomie en een goede dynamiek
“Er waren nog veel onzekerheden in de trajecten”, gaat Kris verder. “Welke contracten liepen er allemaal voor IT? Welke software was er in gebruik? Welk hardware? Hoe ligt het netwerk er bij? In het begin hadden we weinig informatie. De situatie bleek ook bij elke winkel weer net iets anders te zijn. Wekelijks zaten we verschillende keren samen, zowel met business als IT, om de ontbrekende data aan te vullen en beslissingen te nemen. Hierdoor konden de gemobiliseerde medewerkers beetje bij beetje de nodige aanpassingen uitvoeren.” Via een transitie-overeenkomst hadden business en IT vanaf maart zes weken om alle winkels om te bouwen en te openen: zes tot acht winkels per week, verspreid over heel België.
“We hadden een strakke deadline, maar een duidelijk doel en alle vrijheid om dat doel te realiseren”, aldus Michelle. “En door met verschillende mensen samen te werken en knopen door te hakken, ontstond een goede dynamiek die niet altijd een gegeven is bij een project waar tijd een bepalende factor is. Iedereen die hieraan meewerkte, en dat zijn veel mensen, deelden dezelfde drive. Je krijgt een heel fijne sfeer wanneer je samen het onmogelijke toch mogelijk maakt.” Kris sluit af: “Dat is een rode draad bij Colruyt Group: een goede collegialiteit en autonomie bij het invullen van je job. Beide zijn voor mij heel belangrijk – en zijn ook wat van dit project een succes maakte.”
Meer weten over de projecten van Colruyt Group IT? Bekijk ze hier: Onze activiteiten | Colruyt Group