Virtuele superhelden maken ERP implementatie mogelijk

Waarom zou je medewerkers bombarderen met droge manuals en stoffige workshops? WAAK geeft mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans om zichzelf te ontplooien. En om de 380 medewerkers snel vertrouwd te maken met de nieuwe ERP oplossing, werd gekozen voor een originele aanpak.

Uniformiseren van processen en rapportering

Om de implementatie van de nieuwe ERP-software te realiseren, deed WAAK een beroep op SAP partner CTAC. Om het gehele proces intern zo vlot mogelijk te laten verlopen, riep WAAK de interne campagne ‘The Incredible SAP Project’ in het leven. Die betrekt de teams op een ludieke manier zo concreet mogelijk bij de verschillende stappen van de implementatie. Rond de kerstperiode tekenden alle betrokkenen op een kick-off event als symbool voor hun engagement een charter en maakten ze kennis met de drie virtuele superhelden die het hele project zullen begeleiden.

Simplify Suzan, Power Pete en Christal Clear

Simplify Suzan kijkt toe dat de gekozen oplossingen voldoende standaard-uniform en eenvoudig zijn. Power Pete richt zich op de competitiviteit en de kracht van de ERP-machine en WAAK in zijn geheel. Christal Clear is bevoegd voor accurate cijfers, zuivere masterdata, transparantie en inzichtelijkheid. “Om lange workshops vol met technische richtlijnen te vermijden, kozen we voor deze ludieke insteek“, zegt Delphine Deconinck, communicatieverantwoordelijke bij WAAK. “Onze drie superhelden begeleiden dit project van start tot finish, maar ze doen dat zeker niet alleen. We hebben ook zo’n 12 peters en meters zorgvuldig uitgekozen die elk vier andere medewerkers zowel proactief als reactief bijstaan met de verschillende fases van het project. Om het ijs een beetje te breken, brachten de peters en meters hun poulains allemaal een doosje pralines zodat de overgang een beetje zoeter gesmaakt werd.”

WAAK bracht om nog iets meer duiding te voorzien ook ‘The Incredible SAP Project’-krant uit. Daarin kadert Algemeen Directeur Tim Vannieuwenhuyse het belang en de voordelen van de implementatie van SAP S/4HANA. De programmaorganisatie is ook in kaart gebracht, net als de verschillende rollen en functies, van de stuurgroep tot de process owners en key users. De fases van de implementatie van begin tot eind kwamen hierin ook aan bod. “We hebben intussen ook al een tweede krantje klaar en daar hebben we de insteek iets luchtiger gehouden en enkele testimonials toegevoegd. We merken dat onze inspanningen goed onthaald worden en zijn erg tevreden over de ingeslagen weg. ‘The Incredible SAP Project’ is uitstekend afgetrapt en we zijn sterk overtuigd dat de implementatie van de SAP S/4HANA-technologie hiermee vlekkeloos zal worden afgerond“, besluit Delphine Deconinck.