Starter van de week: PayBIX belooft één Europees payrollsysteem

Wie personeel in verschillende landen moet uitbetalen, weet hoe verschrikkelijk ingewikkeld het dan kan worden om het overzicht te behouden. De Vlaams-Brabantse start-up PayBIX wil werkgevers opnieuw de bomen door het bos laten zien met één overkoepelend payrollsysteem.

Zeg niet dat co-founders Hans Joris, Bart Slaets en Rudi De Roeck niet weten waar ze het over hebben. Alledrie werkten ze jarenlang in de payrollsector, waarvan een groot deel collectief bij HR-reus SD Worx. Ze snappen het dus wel, hoe vervelend het is als bedrijven te maken krijgen met personeel in meer dan één land.

‘Elk land heeft immers zijn eigen payroll software, die doorgaans niet compatibel is met anderen’, legt CEO Hans Joris uit. ‘Krijg dan maar eens een beeld van wat je totale loonkost is, bijvoorbeeld. Vergeet ook niet dat je bijgevolg in elk land al snel een payroll-administrator nodig hebt die uitsluitend in die specifieke tool gespecialiseerd is. Dat is een ernstig schaalnadeel.’

SAP is bijna het enige systeem dat een internationaal perspectief op payrollsoftware voorziet. ‘Maar dat is enorm kostelijk’, zegt Joris. ‘We zien SAP ook niet als concurrent, want wij richten ons met onze integratieve payroll software eerder op kleinere bedrijven, met maximum 250 medewerkers per land. Voor hen bestaat vandaag echt geen enkele tool die beantwoordt aan de verwachtingen van de klant.’

Een integratieve payroll software dus. ‘Want er is één stukje dat wij niet voor onze rekening nemen’, zegt Joris. ‘Voor de specifieke berekening van bruto- en nettolonen gingen we in elk land in zee met een specifieke partner. Meestal gebeurt dat via een API, maar sommigen kijken de kat nog even uit de boom en werken op basis van file-exchange. Onze partners houden in het oog of er in hun land iets aan de wetgeving verandert en melden ons of we iets aan de tool moeten aanpassen. Zo hoeven wij niet elke keer in te grijpen als er in één land iets aan de wetgeving verandert.’

Geen appels en peren

Er zijn al eerder pogingen tot zo’n overkoepelend systeem geweest, geeft ook de CEO toe. ‘Maar vooralsnog zijn wij de enigen die ook met resultaat komen. Ik geloof dan ook dat het voor een start-up die van een wit blad kan vertrekken makkelijker is dan wanneer je doorborduurt op bestaande systemen. Zo hebben wij een manier gevonden om over landen heen de vertaalslag te maken tussen alle lokale systemen en kunnen we voor elk land eenzelfde sluitende definitie hanteren voor bijvoorbeeld de loonkost. Zo ben je geen appels met peren aan het optellen als je de totale Europese loonkost wil berekenen.’

Dat analytische kantje is de kers op de taart bij PayBIX. ‘Het is net door onze achtergrond in de sector dat we heel goed wisten dat dat nodig was. Daarom hebben we een doorgedreven analyse gemaakt van hoe de meeste Europese payrollsystemen in elkaar zitten. Op basis daarvan gingen we op zoek naar de grootste gemene deler tussen al deze systemen en hebben we de architectuur van onze integratiesoftware daarop afgestemd. Want onze scope is nadrukkelijk Europees, al sluiten we niet uit dat we onze klanten zullen volgen naar andere landen. Dat vinden we een fijne manier van groeien, en aangezien het probleem overal aanwezig is, is onze tool ook overal nodig.’

Te delicaat onderwerp

De start-up mag dan een software-oplossing hebben ontwikkeld, toch ziet PayBIX zich niet als een puur SaaS-bedrijf. ‘Daarvoor is payroll een te delicaat onderwerp, er komt toch altijd ook wat dienstverlening bij kijken. Naast een fee per actieve werknemer op het platform rekenen we daar dus ook een kost voor aan.’

Het is nog vroeg dag voor de start-up. Na een start in februari van dit jaar staat nu het prototype van PayBIX’ tool op punt en is men klaar om de commerciële activiteit op te drijven. ‘We hebben nu al twee klanten, twee andere staan op het punt om te beslissen of ze met ons in zee gaan. Ik merk sowieso dat er veel interesse en enthousiasme is als we een demonstratie geven’, aldus Joris.

‘Om de verkoop nu echt drive te geven, hebben we een kapitaalronde gehouden waarin we bij friends, family and fools, maar ook business angels zo’n 875.000 euro ophaalden. Aangevuld met een VLAIO-innovatiesubsidie van 323.000 euro geeft ons dat 1,2 miljoen om mee te werken. Daar willen we mee verder kunnen tot het voorjaar van 2024, wanneer we richting institutionele investeerders willen trekken.’

Om te groeien wil Joris eerst en vooral inzetten op aanwezigheid op sociale media, door ook contentmarketing te publiceren. ‘Daarna gaan we ook de stap naar direct sales maken. We zijn inmiddels op zoek naar een sales champion die ons daarbij kan helpen’, besluit de CEO.